KSeF — jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu?

1. Dlaczego samo pełnomocnictwo do podatków nie wystarcza?

KSeF ma własny model uprawnień. To, że biuro składa deklaracje albo posiada inne pełnomocnictwo podatkowe, nie oznacza automatycznie prawa do wystawiania i pobierania faktur w KSeF. Uprawnienia trzeba skonfigurować w systemie zgodnie z potrzebnym zakresem.

2. Jak nadać uprawnienie podmiotowi — biuru rachunkowemu

Ministerstwo Finansów wskazuje, że w Aplikacji Podatnika KSeF należy przejść do sekcji uprawnień i wybrać nadanie uprawnienia podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur. Następnie podaje się NIP oraz pełną nazwę biura i wybiera potrzebny zakres.

• wystawianie faktur
• dostęp do faktur / przeglądanie
• oba uprawnienia jednocześnie
• opcjonalne prawo do dalszego przekazywania uprawnień, jeżeli model współpracy tego wymaga

3. Czy biuro loguje się osobno do każdego klienta?

Tak — KSeF działa w kontekście NIP konkretnego podatnika. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że dla pobierania lub wystawiania faktur poszczególnych klientów konieczna jest autoryzacja w kontekście NIP każdego klienta z osobna. Aplikacje komercyjne mogą automatyzować ten proces przy użyciu dostępnych mechanizmów autoryzacji.

4. Dalsze przekazywanie uprawnień pracownikom biura

Jeżeli klient zaznaczy właściwe prawo do dalszego przekazywania, biuro może nadać swoim pracownikom uprawnienia potrzebne do obsługi klienta. Dzięki temu nie trzeba wpisywać każdej osoby z biura bezpośrednio po stronie klienta, a zakres można kontrolować wewnątrz organizacji biura.

To rozwiązanie powinno być stosowane zgodnie z zasadą minimalnego dostępu: osoba obsługująca klienta otrzymuje tylko zakres potrzebny do wykonywania swojej pracy.

5. ZAW-FA — kiedy ma znaczenie?

ZAW-FA służy m.in. do wskazywania osoby zarządzającej uprawnieniami w sytuacjach przewidzianych dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się standardową pieczęcią lub inną metodą. W KSeF 2.0 obowiązują aktualne wersje formularza i zasady opisane przez Ministerstwo Finansów. Nie należy kopiować instrukcji ze starych wersji KSeF bez sprawdzenia daty.

6. Co ustalić z biurem przed nadaniem dostępu?

Uprawnienia powinny odpowiadać faktycznemu zakresowi umowy. Jeżeli biuro wyłącznie pobiera faktury zakupowe, nie zawsze potrzebuje prawa do wystawiania. Jeżeli biuro ma wystawiać faktury w imieniu klienta, zakres będzie szerszy.

• czy biuro ma tylko pobierać faktury, czy również je wystawiać
• kto po stronie klienta zarządza uprawnieniami
• czy biuro może delegować uprawnienia swoim pracownikom
• jak wygląda odebranie dostępu po zakończeniu współpracy
• jakie systemy lub certyfikaty są używane do autoryzacji

7. Co zrobić przy zmianie biura rachunkowego?

Przy zmianie biura należy uwzględnić KSeF na liście dostępów do odebrania i nadania. Najpierw potwierdź datę zakończenia odpowiedzialności poprzedniego biura, następnie nadaj dostęp nowemu, a po zakończeniu przekazania usuń niepotrzebne uprawnienia. Pozwala to zachować ciągłość i ograniczyć liczbę aktywnych dostępów.

FAQ

Najczęstsze pytania