Działalność nieodpłatna
Jeżeli występuje, wyodrębniamy ją w sposób potrzebny do przejrzystej ewidencji przychodów, kosztów i finansowania.
NGO · FUNDACJE · STOWARZYSZENIA
Księgowość NGO zaczyna się od źródeł finansowania i celów organizacji
Fundacja lub stowarzyszenie może łączyć kilka rodzajów aktywności, projektów i źródeł środków. Dlatego najpierw mapujemy skąd pochodzą środki, czego dotyczą działania i jak dane mają być wyodrębniane w księgowości.
MODEL DZIAŁALNOŚCI
Nie mieszamy pojęć, które mają inne znaczenie organizacyjne i księgowe
Na początku współpracy ustalamy, jakie rodzaje aktywności faktycznie występują. Nie zakładamy statusu OPP i nie utożsamiamy działalności odpłatnej pożytku publicznego z działalnością gospodarczą.
Działalność odpłatna pożytku publicznego
Jeżeli organizacja ją prowadzi, traktujemy ją jako odrębny obszar informacji i nie nazywamy automatycznie działalnością gospodarczą.
Działalność gospodarcza
Jeżeli jest prowadzona, ustalamy osobno jej dokumenty, przychody, koszty, rozrachunki i powiązanie z pozostałą działalnością organizacji.
NGO FUNDING MAP
Jak środki i dokumenty przechodzą od finansowania do księgowości projektu
Ta mapa nie rozstrzyga, czy konkretny koszt jest kwalifikowalny w danym programie. Pokazuje, jakie informacje trzeba połączyć, aby ewidencja była czytelna i dawała dane potrzebne do dalszego rozliczenia projektu.
Źródło finansowania
Dotacja, grant, darowizna, składki, działalność odpłatna, gospodarcza lub inne źródło — zgodnie z tym, co faktycznie występuje w organizacji.
Projekt / działanie / budżet
Ustalamy, czy dokument powinien być przypisany do projektu, działania, zadania lub innego uzgodnionego wymiaru ewidencji.
Dokument źródłowy
Faktura, rachunek, umowa, lista płac lub inny dokument trafia do księgowości wraz z informacją potrzebną do jego identyfikacji.
Opis i przypisanie
Organizacja przekazuje informacje o związku kosztu z projektem lub działaniem. Księgowość nie potwierdza automatycznie kwalifikowalności kosztu w programie grantowym.
Ewidencja projektu
Dane są ujmowane w księgach lub właściwej ewidencji w sposób umożliwiający wyodrębnienie uzgodnionych obszarów.
Zestawienia i sprawozdawczość
Na podstawie uporządkowanej ewidencji można przygotować uzgodnione zestawienia oraz dane potrzebne organizacji do dalszego raportowania.
PROJECT LEDGER MAP
Jeden dokument może potrzebować kilku informacji, zanim trafi do właściwego miejsca
Zamiast budować księgowość wokół pamięci jednej osoby, ustalamy prosty zestaw oznaczeń i odpowiedzialności. Szczegółowość zależy od organizacji oraz warunków konkretnego finansowania.
Co to jest?
rodzaj dokumentu i zdarzenia gospodarczego
Z czym jest związane?
projekt, działanie, źródło finansowania lub inny uzgodniony wymiar
Kto wyjaśnia?
osoba po stronie NGO odpowiedzialna za kontekst merytoryczny i brakujące informacje
Gdzie trafia?
do ksiąg / ewidencji oraz — jeżeli uzgodniono — do wyodrębnionego zestawienia projektowego
GRANICA ODPOWIEDZIALNOŚCI
Księgowość porządkuje dane, ale nie zastępuje regulaminu projektu ani decyzji grantodawcy
Po stronie organizacji
- informacja, którego projektu lub działania dotyczy dokument
- opis merytoryczny wydatku, jeżeli jest potrzebny do jego przypisania
- warunki umowy dotacyjnej / grantowej istotne dla sposobu ewidencji
- osoba odpowiedzialna za zatwierdzanie i wyjaśnianie wydatków
Po stronie LOGOS
- prowadzenie uzgodnionych ksiąg lub ewidencji
- wyodrębnianie projektów / źródeł finansowania w uzgodnionym modelu
- identyfikowanie brakujących danych potrzebnych do księgowania
- przygotowanie uzgodnionych zestawień z danych księgowych
LUDZIE I UMOWY
Projekty często łączą księgowość z kadrami i wynagrodzeniami
Jeżeli NGO zatrudnia pracowników lub współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych, zakres może obejmować kadry i płace. Informacje o projekcie lub źródle finansowania mogą być potrzebne również przy danych dotyczących wynagrodzeń — zakres ustalamy przed rozpoczęciem obsługi.
RAPORTOWANIE
Dobre dane projektowe ograniczają szukanie dokumentów na koniec okresu
Kompletność
sprawdzamy, czy uzgodniony obieg zawiera dokumenty i informacje potrzebne do księgowania
Wyodrębnienie
projekty, źródła finansowania i rodzaje działalności pozostają możliwe do przeanalizowania w ustalonym modelu
Zestawienia
przygotowujemy uzgodnione zestawienia z danych księgowych; ich zakres powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom organizacji
Sprawozdawczość
dane księgowe mogą zasilać dalsze obowiązki organizacji, ale zakres formalny zależy od jej sytuacji i nie jest automatycznie identyczny dla każdego NGO
BAZA WIEDZY NGO
Materiały do decyzji i przygotowania dokumentów
INDYWIDUALNY ZAKRES NGO
Opisz organizację, projekty i źródła finansowania
Konfigurator zbiera podstawowe informacje o rodzaju NGO, projektach, działalności, dokumentach i zatrudnieniu. Nie ocenia automatycznie statusu organizacji ani kwalifikowalności wydatków i nie wylicza automatycznej ceny.
FAQ
Najczęstsze pytania o księgowość NGO
Czy działalność odpłatna pożytku publicznego to działalność gospodarcza?
Nie należy automatycznie utożsamiać tych pojęć. Przy rozpoczęciu współpracy ustalamy, jakie rodzaje działalności faktycznie prowadzi organizacja i jak powinny być widoczne w ewidencji.
Czy możecie prowadzić ewidencję projektów i dotacji?
Zakres może obejmować wyodrębnianie projektów, źródeł finansowania i uzgodnionych wymiarów ewidencji oraz przygotowanie zestawień opartych na danych księgowych.
Czy księgowość decyduje, czy wydatek jest kwalifikowalny w grancie?
Nie automatycznie. Kwalifikowalność zależy m.in. od warunków programu, umowy i dokumentacji projektu. Organizacja przekazuje kontekst i zasady finansowania, a księgowość ujmuje dane w uzgodniony sposób.
Czy obsługa może obejmować kadry i wynagrodzenia?
Tak. Jeżeli NGO zatrudnia pracowników lub współpracowników, zakres może obejmować kadry, płace, umowy i rozliczenia ZUS.
Czy każda organizacja ma takie same obowiązki sprawozdawcze?
Nie. Zakres zależy od formy organizacji, prowadzonej działalności, sposobu ewidencji, źródeł finansowania i innych okoliczności. Dlatego nie stosujemy jednego automatycznego zestawu obowiązków dla każdego NGO.