Zatrudnienie pierwszego pracownika — dokumenty i kolejność działań

1. Najpierw ustal warunki zatrudnienia

Przed przygotowaniem dokumentów trzeba mieć ustalone co najmniej stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu, datę rozpoczęcia, rodzaj umowy i wynagrodzenie. Jeżeli kwota została uzgodniona jako netto albo całkowity koszt pracodawcy, zaznacz to wyraźnie — sama liczba bez rodzaju kwoty jest niejednoznaczna.

2. Dane kandydata i dokumenty do przygotowania umowy

Zakres danych zależy od etapu rekrutacji i podstawy prawnej ich przetwarzania. Do kadr należy przekazywać tylko dane potrzebne do zatrudnienia i rozliczeń. Dokumentów wrażliwych nie powinno się przesyłać przypadkowymi kanałami ani w publicznym formularzu.

• dane identyfikacyjne potrzebne do umowy i zgłoszeń
• adres oraz dane do kontaktu, jeśli są wymagane w procesie
• informacje wpływające na ZUS i PIT
• status ucznia lub studenta przy umowie zlecenia, jeśli ma znaczenie
• orzeczenie o niepełnosprawności wyłącznie wtedy, gdy jest potrzebne do obowiązków pracodawcy i pracownik je przedkłada

3. Badania wstępne przed dopuszczeniem do pracy

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, o ile pracownik podlega badaniom wstępnym. Badanie wykonuje się na podstawie skierowania przygotowanego przez pracodawcę i na jego koszt.

4. Szkolenie BHP

Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca zapewnia szkolenie wstępne BHP, obejmujące wymagany instruktaż ogólny i — gdy jest wymagany dla danego stanowiska — instruktaż stanowiskowy. Przepisy przewidują wyjątki, np. przy bezpośredniej kontynuacji pracy na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy.

5. Zgłoszenie do ZUS

ZUS wskazuje, że zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę standardowo stosowany jest formularz ZUS ZUA, ponieważ pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu.

Jeżeli sytuacja jest nietypowa — np. zbiegi tytułów, szczególny status albo zatrudnienie cudzoziemca — zakres zgłoszenia trzeba ustalić osobno.

6. Dane podatkowe i lista płac

Wysokość zaliczki PIT może zależeć od oświadczeń i wniosków pracownika, w tym dotyczących kwoty zmniejszającej podatek, kosztów uzyskania przychodów i ulg. Pracownik może przekazać te informacje na formularzu PIT-2 albo w innej formie przyjętej przez pracodawcę.

7. Co zgłosić kadrom później?

Po zatrudnieniu ważna jest regularna informacja o absencjach, zmianie wynagrodzenia lub etatu, nowych składnikach płacy, urlopach, zakończeniu umowy i innych zdarzeniach wpływających na wynagrodzenie albo ubezpieczenia.

• chorobowe i inne nieobecności
• urlopy i zmiany czasu pracy
• premie, dodatki i potrącenia
• zmiana adresu lub danych istotnych dla rozliczeń
• zmiana warunków umowy
• rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy

FAQ

Najczęstsze pytania