KSeF 2.0: Was Unternehmen vorbereiten sollten

1. Anwendbaren Termin und Vorgänge bestimmen

Prüfen Sie zuerst, ob das Unternehmen bereits Rechnungen über KSeF ausstellen muss und ob einzelne Vorgänge Sonderregeln unterliegen. Entscheidend sind das tatsächliche Fakturierungsmodell und die gesetzlichen Ausnahmen, nicht nur die Unternehmensgröße.

2. Zugänge und Berechtigungen ordnen

Legen Sie fest, wer Rechnungen ausstellt, abruft und Berechtigungen verwaltet. Zugriff erhalten nur Personen und Systeme, die ihn benötigen; bei einem Rollenwechsel ist er zu entziehen.

• Verantwortliche Person für KSeF-Berechtigungen benennen
• Authentifizierung des Rechtsträgers prüfen
• Ausstellung, Empfang und Korrekturen klar zuordnen
• aktuelle Liste der Berechtigten führen

3. Fakturierung und Belegweg testen

Prüfen Sie, ob das Fakturierungssystem den erforderlichen KSeF-Ablauf unterstützt und wie Bestätigungen, Identifikatoren und Korrekturen behandelt werden. Vereinbaren Sie danach, wie Eingangsrechnungen und ergänzende Unterlagen zur Buchhaltung gelangen.

• Ausstellung und Abruf vor einem kritischen Termin testen
• Benennung und Freigabe ergänzender Unterlagen vereinbaren
• Verträge, Zahlungsnachweise und sonstige Belege im festen Kanal bereitstellen

4. Ausnahmen und Kontinuität vorbereiten

Die interne Anweisung sollte festlegen, was bei System- oder Verbindungsausfällen geschieht, wer Ablehnungen überwacht und wer das Buchhaltungsbüro über Sonderfälle informiert. Maßgeblich sind die aktuellen amtlichen KSeF-Hinweise.

5. Beschäftigte und Auftragnehmer einweisen

Eine kurze schriftliche Anweisung verhindert, dass Rechnungen außerhalb des vereinbarten Ablaufs versandt oder ungeprüft bleiben. Jeder Schritt und der Kanal für dringende Fragen sollten benannt sein.