Welche Unterlagen NGOs der Buchhaltung liefern sollten

Welche Unterlagen sollte eine Stiftung oder ein Verein monatlich liefern?

NGO-Buchhaltung benötigt mehr als Rechnungen. Das Buchhaltungsbüro muss auch Satzungszweck, Projekt, Finanzierungsquelle und sachliche Freigabe hinter einem Vorgang erkennen können.

Veröffentlicht: 24. August 2026Inhaltlich aktualisiert: 24. August 2026Erstellt und fachlich geprüft durch: Team LOGOS NON-PROFIT – BUCHHALTUNGSBÜRO

DAS WICHTIGSTE

Vollständige Ausgangs- und Eingangsbelege des Monats einschließlich Korrekturen bereitstellen.
Kontoauszüge, Kassenunterlagen sowie Informationen zu offenen Zahlungen und Vorschüssen beifügen.
Bei Bedarf Projekt, Finanzierungsquelle, Budgetposition und Satzungszweck benennen.
Eine berechtigte Person der Organisation sollte den Vorgang sachlich freigeben.

1. Ausgangs-, Eingangs- und sonstige Buchungsbelege

Übermitteln Sie ausgestellte und empfangene Rechnungen, Korrekturen, Noten, Verträge, Abrechnungsunterlagen und interne Belege nach der Rechnungslegungspolitik der Organisation. Ein Zahlungsnachweis ersetzt nicht automatisch den zugrunde liegenden Buchungsbeleg.

2. Bank, Kasse und Zahlungen

Benötigt werden vollständige Kontoauszüge aller Konten, Kassenberichte bei Bargeld, Kartenabrechnungen, Vorschussabrechnungen und Erläuterungen zu nicht zugeordneten Ein- oder Auszahlungen.

3. Lohn und zivilrechtliche Verträge

Melden Sie neue Verträge, Änderungen, Fehlzeiten, Arbeitszeit- oder Lohndaten zum vereinbarten Termin. Abrechnungen zivilrechtlicher Verträge und Leistungsbestätigungen werden zusammen mit den erforderlichen Angaben für Lohn und Sozialversicherung übermittelt.

4. Projekte, Zuschüsse und sachliche Freigabe

Unterlagen sind dem richtigen Projekt, der Finanzierungsquelle und Budgetkategorie zuzuordnen, wenn Vertrag oder interne Regeln dies verlangen. Die Organisation bestätigt außerdem den Tätigkeitsbezug und die Freigabe durch eine berechtigte Person.

Für Begünstigte der NIW-CRSO-Programme erläutern die aktuellen NIW-Hinweise, dass elektronische KSeF-Rechnungen nicht ausgedruckt und auf Papier beschrieben werden müssen, wenn die Buchhaltungsaufzeichnungen eine dauerhafte, eindeutige und prüfbare Verbindung zu den Projektdaten schaffen. Andere Förderer können abweichende Anforderungen stellen.

Projekt- oder Aufgabenname und Vertragsnummer
Finanzierungsquelle und förderfähiger Betrag
Budget- oder Kostenposition
sachliche Beschreibung und Freigabe
Angaben zu Eigenanteil oder Kostenaufteilung

5. Organisatorische Änderungen und Beschlüsse

Informieren Sie das Buchhaltungsbüro über Zuschüsse, neue Bankkonten, Änderungen in Vorstand oder Vertretung, neue Tätigkeiten, wesentliche Verträge, Darlehen, zweckgebundene Spenden und finanzrelevante Beschlüsse. Nach dem Buchhaltungstermin eingehende Unterlagen können eine Korrektur erfordern.

Quellen und Rechtsstand

Quellen geprüft am 24. August 2026.

Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine Beratung auf Grundlage der individuellen steuerlichen, rechtlichen oder buchhalterischen Situation.