Unentgeltliche Tätigkeit
Soweit vorhanden, organisieren wir die Aufzeichnungen so, dass Einnahmen, Kosten und Finanzierungsquellen nachvollziehbar bleiben.
NGOS · STIFTUNGEN · VEREINE
NGO-Buchhaltung beginnt mit Finanzierungsquellen und Tätigkeitsbereichen
Eine Stiftung oder ein Verein kann mehrere Tätigkeiten, Projekte und Finanzierungsquellen verbinden. Zuerst erfassen wir, woher Mittel stammen, wofür sie eingesetzt werden und wie diese Bereiche in der Buchhaltung unterscheidbar bleiben sollen.
TÄTIGKEITSMODELL
Wir trennen Begriffe mit unterschiedlicher organisatorischer und buchhalterischer Bedeutung
Zu Beginn klären wir, welche Tätigkeiten tatsächlich bestehen. Wir unterstellen keinen besonderen polnischen OPP-Status und setzen entgeltliche gemeinnützige Tätigkeit nicht automatisch mit wirtschaftlicher Tätigkeit gleich.
Entgeltliche gemeinnützige Tätigkeit
Soweit die Organisation sie ausübt, behandeln wir sie als eigenen Informationsbereich und bezeichnen sie nicht automatisch als wirtschaftliche Tätigkeit.
Wirtschaftliche Tätigkeit
Soweit vorhanden, erfassen wir Dokumente, Einnahmen, Kosten, Abstimmungen und Verbindungen zu den übrigen Tätigkeiten gesondert.
NGO FUNDING MAP
Wie Mittel und Belege von der Finanzierung in die Projektbuchhaltung gelangen
Diese Karte entscheidet nicht, ob ein bestimmter Aufwand in einem Förderprogramm förderfähig ist. Sie zeigt, welche Informationen miteinander verbunden werden müssen, damit Aufzeichnungen transparent bleiben und spätere Projektberichte unterstützen können.
Finanzierungsquelle
Fördermittel, Spende, Mitgliedsbeiträge, entgeltliche Tätigkeit, wirtschaftliche Tätigkeit oder andere Quelle — entsprechend der tatsächlichen Situation.
Projekt / Tätigkeit / Budget
Wir vereinbaren, ob ein Beleg einem Projekt, einer Tätigkeit, Aufgabe oder einer anderen Reporting-Dimension zugeordnet werden soll.
Quelldokument
Rechnung, Abrechnung, Vertrag, Lohndokument oder anderer Beleg gelangt mit den nötigen Identifikationsinformationen in die Buchhaltung.
Beschreibung und Zuordnung
Die NGO liefert den Projekt-/Tätigkeitskontext. Die Buchhaltung entscheidet nicht automatisch über die Förderfähigkeit eines Aufwands.
Projekt-/Buchhaltungsaufzeichnung
Daten werden so erfasst, dass vereinbarte Projekte, Tätigkeiten oder Finanzierungsquellen im Modell getrennt erkennbar bleiben.
Auswertungen und Reporting-Daten
Strukturierte Buchhaltungsdaten können vereinbarte Auswertungen und weitere Reporting-Schritte der Organisation unterstützen.
PROJECT LEDGER MAP
Ein Beleg kann mehrere Kontextinformationen benötigen, bevor er richtig zugeordnet wird
Statt vom Gedächtnis einer Person abhängig zu sein, vereinbaren wir einfache Kennzeichnungen und Verantwortlichkeiten. Die Detailtiefe hängt von Organisation und Finanzierung ab.
Was ist es?
Art des Belegs und Geschäftsvorfalls
Womit ist es verbunden?
Projekt, Tätigkeit, Finanzierungsquelle oder andere vereinbarte Dimension
Wer erklärt es?
Ansprechpartner der NGO für fachlichen Projektkontext und fehlende Informationen
Wohin geht es?
in die Buchhaltung und, soweit vereinbart, in eine getrennte Projektansicht/Auswertung
VERANTWORTUNGSGRENZE
Buchhaltung strukturiert Daten, ersetzt aber keine Förderrichtlinie oder Entscheidung des Fördergebers
Auf Seiten der Organisation
- Projekt oder Tätigkeit zum Beleg angeben
- fachliche Beschreibung für die Zuordnung liefern, soweit erforderlich
- relevante Bedingungen der Fördervereinbarung für die vereinbarte Buchhaltungsstruktur bereitstellen
- verantwortliche Person für Freigaben und Rückfragen benennen
Auf Seiten von LOGOS
- vereinbarte Buchhaltungsaufzeichnungen führen
- Projekte/Finanzierungsquellen im vereinbarten Modell unterscheiden
- fehlende Informationen für die Buchung identifizieren
- vereinbarte Auswertungen auf Basis von Buchhaltungsdaten erstellen
PERSONEN UND VERTRÄGE
Projekte verbinden Buchhaltung häufig mit Lohn und Personal
Beschäftigt die NGO Mitarbeitende oder arbeitet sie mit zivilrechtlichen Verträgen, kann der Umfang Lohn und Personal enthalten. Projekt- oder Finanzierungsinformationen können auch für Lohndaten relevant sein; den Ablauf vereinbaren wir vorab.
REPORTING-DATEN
Gute Projektaufzeichnungen reduzieren die Suche nach Belegen am Periodenende
Vollständigkeit
vereinbarten Belegfluss auf buchungsrelevante Dokumente und Informationen prüfen
Trennung
Projekte, Finanzierungsquellen und Tätigkeitsarten im vereinbarten Modell analysierbar halten
Auswertungen
vereinbarte Auswertungen aus Buchhaltungsdaten nach tatsächlichem Informationsbedarf erstellen
Reporting
Buchhaltungsdaten können weitere Pflichten unterstützen; der formale Umfang ist jedoch nicht für jede NGO automatisch identisch
NGO-WISSENSBASIS
Leitfäden für Buchhaltungsdaten und Vorbereitung
INDIVIDUELLER NGO-UMFANG
Beschreiben Sie Organisation, Projekte und Finanzierungsquellen
Nennen Sie Organisationsart, Projekte, Tätigkeitsmodell, Belegvolumen und Beschäftigte. Wir definieren den Leistungsumfang vor dem individuellen Angebot und bestimmen nicht automatisch Status oder Förderfähigkeit.
FAQ
Häufige Fragen zur NGO-Buchhaltung in Polen
Ist entgeltliche gemeinnützige Tätigkeit automatisch wirtschaftliche Tätigkeit?
Nein. Diese Begriffe sollten nicht automatisch gleichgesetzt werden. Wir klären, welche Tätigkeiten tatsächlich bestehen und wie sie in den Aufzeichnungen sichtbar sein sollen.
Können Sie Projekt- und Fördermittelaufzeichnungen führen?
Der vereinbarte Umfang kann die Trennung von Projekten, Finanzierungsquellen und Reporting-Dimensionen sowie Auswertungen aus Buchhaltungsdaten umfassen.
Entscheidet die Buchhaltung, ob ein Aufwand förderfähig ist?
Nicht automatisch. Die Förderfähigkeit hängt von Programmregeln, Vereinbarungen und Projektdokumentation ab. Die Organisation liefert Kontext und Finanzierungsregeln; die Buchhaltung erfasst Daten nach dem vereinbarten Modell.
Kann der Umfang Lohn und Personal enthalten?
Ja. Bei Mitarbeitenden oder Auftragnehmenden kann der Umfang Lohn, Verträge und Sozialversicherung umfassen.
Haben alle NGOs die gleichen Reporting-Pflichten?
Nein. Anforderungen hängen von Organisation, Tätigkeiten, Aufzeichnungsform, Finanzierung und weiteren Umständen ab. Wir wenden keinen automatischen einheitlichen Pflichtenkatalog auf jede NGO an.