Jakie dokumenty fundacja lub stowarzyszenie przekazuje co miesiąc do księgowości?

1. Dokumenty sprzedażowe, zakupowe i inne dowody księgowe

Przekaż wszystkie faktury wystawione i otrzymane w danym miesiącu, korekty, noty, rachunki, umowy, rozliczenia oraz dowody wewnętrzne stosowane zgodnie z polityką rachunkowości organizacji. Samo potwierdzenie zapłaty nie zawsze zastępuje dokument źródłowy.

• faktury sprzedaży i zakupu oraz ich korekty
• noty księgowe i inne dokumenty rozliczeniowe
• umowy związane z przychodem lub kosztem
• dokumenty dotyczące darowizn, składek i odpłatnej działalności
• wyjaśnienia do transakcji nietypowych lub bez jednoznacznego opisu

2. Bank, kasa i informacje o płatnościach

Biuro potrzebuje kompletnych wyciągów ze wszystkich rachunków organizacji, dokumentów kasowych — jeżeli prowadzona jest kasa — rozliczeń kart płatniczych, zaliczek i informacji o nierozpoznanych wpłatach lub wypłatach.

Jeżeli płatność dotyczy kilku projektów albo koszt jest dzielony, dołącz informację o przyjętym podziale. Brak takiej informacji może uniemożliwić prawidłowe przypisanie operacji.

3. Kadry, płace i umowy cywilnoprawne

Nowe umowy, zmiany warunków, nieobecności, czas pracy i dane potrzebne do naliczenia wynagrodzeń zgłaszaj w terminie uzgodnionym z biurem. Do umów zlecenia lub o dzieło dołącz rachunki, potwierdzenie wykonania oraz dane wymagane do rozliczeń podatkowych i ZUS.

• nowe umowy i aneksy
• informacje o nieobecnościach i czasie pracy
• rachunki do umów oraz potwierdzenie wykonania
• zmiany danych pracownika lub zleceniobiorcy
• dokumenty dotyczące świadczeń, podróży i zwrotów kosztów

4. Projekty, dotacje i opis merytoryczny

Dokument powinien być powiązany z właściwym projektem, źródłem finansowania i pozycją budżetu, jeżeli wymaga tego umowa, wytyczne grantodawcy albo zasady wewnętrzne. Organizacja powinna także potwierdzić związek wydatku z działalnością oraz zatwierdzenie przez osobę upoważnioną.

• nazwa lub numer projektu i umowy
• źródło finansowania oraz kwota kwalifikowana
• pozycja budżetu, kategoria kosztu lub zadanie
• opis merytoryczny i osoba zatwierdzająca
• informacja o wkładzie własnym lub podziale kosztu

Opis zależy od konkretnego programu. Wymagania jednego grantodawcy nie powinny być automatycznie przenoszone na wszystkie projekty.

5. Faktury z KSeF w projektach NIW

NIW-CRSO wyjaśnia swoim beneficjentom, że elektronicznych faktur KSeF nie trzeba drukować i opisywać na papierze, jeżeli informacje w ewidencji księgowej tworzą trwałe, jednoznaczne i weryfikowalne powiązanie dokumentu z projektem. Ewidencja może wskazywać m.in. nazwę lub numer projektu, źródło finansowania, kwotę wydatku kwalifikowanego i właściwą pozycję budżetu.

To stanowisko dotyczy beneficjentów programów zarządzanych przez NIW-CRSO. Inne instytucje finansujące mogą określać własne zasady dokumentowania.

6. Uchwały, umowy i zmiany organizacyjne

Przekazuj informacje o nowych dotacjach, rachunkach bankowych, zmianach w zarządzie lub reprezentacji, nowych rodzajach działalności, istotnych umowach, pożyczkach, darowiznach celowych i uchwałach wpływających na finanse. Księgowość nie może prawidłowo ująć zdarzenia, o którym organizacja nie poinformowała.

Prosty miesięczny rytm współpracy

Najlepiej ustalić stały termin i jeden uzgodniony kanał dokumentów. Przed wysłaniem pakietu osoba po stronie NGO może przejść przez krótką kontrolę:

• czy są wszystkie faktury i korekty
• czy wyciągi obejmują cały miesiąc i wszystkie rachunki
• czy dokumenty projektowe mają potrzebne oznaczenia
• czy przekazano dane kadrowe i umowy
• czy wyjaśniono nierozpoznane płatności i zmiany organizacyjne