Sprawozdanie finansowe fundacji i stowarzyszenia: terminy, podpisy i miejsce złożenia

1. Czy każda organizacja pozarządowa sporządza sprawozdanie finansowe?

Nie. Kluczowy jest model rachunkowości. Ministerstwo Finansów wskazuje, że stowarzyszenie lub fundacja jako NGO sporządza sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 albo nr 1 do ustawy o rachunkowości. Jeżeli jednak organizacja spełnia warunki UEPiK i prowadzi uproszczoną ewidencję, nie sporządza i nie przesyła rocznego sprawozdania finansowego.

Dlatego pierwszym krokiem jest potwierdzenie, czy organizacja prowadzi pełne księgi rachunkowe czy UEPiK oraz czy w trakcie roku nie wystąpiły zmiany wpływające na ten model.

2. Jaki wzór sprawozdania stosuje fundacja lub stowarzyszenie?

Dla organizacji pozarządowych ustawa o rachunkowości przewiduje specjalny załącznik nr 6. Ministerstwo Finansów wskazuje jednak, że fundacja lub stowarzyszenie może sporządzać sprawozdanie według załącznika nr 6 albo nr 1, zależnie od sytuacji jednostki i przyjętych zasad.

Wybór wzoru powinien być spójny z polityką rachunkowości i faktyczną działalnością organizacji. Nie warto ustalać go dopiero w dniu podpisywania sprawozdania.

3. Jakie są podstawowe terminy?

Dla organizacji, której rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, przepisy ustawy o rachunkowości oznaczają standardowo trzy kluczowe etapy:

• do 31 marca — sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz wymagane podpisy
• do 30 czerwca — zatwierdzenie sprawozdania przez właściwy organ organizacji
• w ciągu 15 dni od zatwierdzenia — przekazanie sprawozdania do właściwego rejestru lub Szefa KAS

Jeżeli rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym, terminy należy liczyć odpowiednio od dnia bilansowego.

4. Kto podpisuje sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. W organizacji wieloosobowy zarząd może oznaczać konieczność działania kilku osób zgodnie z aktualnymi regułami podpisywania e-sprawozdań.

Przed końcem marca warto więc sprawdzić skład zarządu, sposób reprezentacji i możliwość złożenia podpisów elektronicznych. Zmiana członka zarządu tuż przed sporządzeniem sprawozdania może wymagać dodatkowego uporządkowania dokumentów i uprawnień.

5. Gdzie wysyła się sprawozdanie NGO?

Miejsce złożenia zależy od statusu organizacji. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przesyłają e-sprawozdanie do KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych. Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, przekazują je do Szefa KAS.

Ministerstwo Finansów wskazuje dla obu ścieżek termin 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

6. Ważna zmiana techniczna od sierpnia 2026 r.

Ministerstwo Finansów zakończyło 31 lipca 2026 r. okres przejściowy dotyczący struktur logicznych e-sprawozdań składanych do Szefa KAS. Od 1 sierpnia 2026 r. możliwe jest sporządzanie, edytowanie i wysyłanie do Szefa KAS wyłącznie sprawozdań według najnowszych struktur logicznych udostępnionych w CRWDE.

Jeżeli organizacja przygotowuje zaległe albo korygowane dokumenty po tej dacie, trzeba zweryfikować strukturę pliku, a nie korzystać automatycznie ze starego schematu.

7. Sprawozdanie finansowe a sprawozdanie z działalności fundacji

To dwa różne obowiązki. Fundacje mogą być zobowiązane do składania właściwemu ministrowi sprawozdania z działalności na podstawie ustawy o fundacjach. Nie należy utożsamiać tego dokumentu ze sprawozdaniem finansowym sporządzanym według ustawy o rachunkowości.

Również sprawozdawczość OPP, sprawozdania z dotacji i raporty projektowe są odrębnymi obowiązkami. Kalendarz NGO powinien obejmować je wszystkie.