UEPiK czy pełna księgowość NGO? Jak wybrać właściwy model w 2026 roku

1. Czym różni się UEPiK od ksiąg rachunkowych?

UEPiK jest szczególnym, uproszczonym sposobem ewidencji dla wybranych organizacji pozarządowych. Jej celem jest m.in. ustalenie danych potrzebnych do rozliczenia podatku dochodowego bez prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych według ustawy o rachunkowości.

Księgi rachunkowe dają znacznie szerszy obraz majątku, zobowiązań, funduszy, wyniku finansowego i rozrachunków organizacji. Są też podstawą do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. UEPiK jest prostsza, ale oznacza również mniejszy zakres informacji zarządczej.

2. Kto może wybrać UEPiK w 2026 roku?

Aktualne warunki wynikają przede wszystkim z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Po zmianie obowiązującej od 2025 roku usunięto część wcześniejszych ograniczeń, a limit przychodów za rok poprzedzający wybór UEPiK podniesiono do 1 000 000 zł. Do tego limitu nie wlicza się wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na prowadzenie działalności statutowej.

Sam limit nie wystarcza. Organizacja musi spełniać cały zestaw warunków ustawowych. W szczególności UEPiK nie jest rozwiązaniem dla organizacji prowadzącej działalność gospodarczą ani dla organizacji posiadającej status OPP. Przed wyborem trzeba więc sprawdzić faktyczną działalność, status prawny i przychody konkretnego podmiotu.

3. Kiedy trzeba zawiadomić urząd skarbowy?

O wyborze prowadzenia UEPiK organizacja zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach CIT do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym zaczyna prowadzić uproszczoną ewidencję. Dla jednostek rozpoczynających działalność ustawa przewiduje termin 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

W praktyce decyzję warto podjąć wcześniej. Przed rozpoczęciem roku lub pierwszych miesięcy działalności dobrze ustalić także sposób dokumentowania przychodów, kosztów, projektów i źródeł finansowania.

4. Co zmieniło się od 1 stycznia 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. dotyczące prowadzenia UEPiK przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia ewidencji i wymagane zbiory zapisów.

To oznacza, że instrukcje i wzory przygotowane wyłącznie na podstawie wcześniejszego rozporządzenia mogą być nieaktualne. Organizacja, która już korzysta z UEPiK, powinna upewnić się, że jej ewidencja odpowiada zasadom obowiązującym od 2026 roku.

5. Czy UEPiK oznacza brak sprawozdania finansowego?

Ministerstwo Finansów wskazuje, że fundacja lub stowarzyszenie prowadzące UEPiK na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości nie sporządza i nie przesyła sprawozdania finansowego. To jedna z najważniejszych praktycznych różnic względem ksiąg rachunkowych.

Nie oznacza to jednak braku wszystkich obowiązków sprawozdawczych. Organizacja może mieć inne obowiązki wynikające z przepisów podatkowych, statusu, umów dotacyjnych albo wymogów grantodawcy. Przykładowo CIT-8 jest odrębnym obowiązkiem podatkowym.

6. Kiedy pełna księgowość może być lepszym wyborem mimo możliwości UEPiK?

Możliwość zastosowania UEPiK nie oznacza, że zawsze będzie to najlepszy model. Księgi rachunkowe mogą być praktyczniejsze, gdy organizacja prowadzi wiele projektów, ma rozbudowane rozrachunki, środki trwałe, pracowników, kilka źródeł finansowania albo potrzebuje szczegółowych danych dla zarządu i grantodawców.

• duża liczba projektów lub źródeł finansowania
• potrzeba szczegółowego raportowania kosztów i zobowiązań
• planowany rozwój działalności lub rozpoczęcie działalności gospodarczej
• wymagania instytucji finansującej, banku lub partnera
• potrzeba rocznego sprawozdania finansowego jako narzędzia przejrzystości